• Verlagen beheerlasten met LEAN

  • Herziening woningwet

  • KPI rapportage in 3 maanden

  • Slim heffen - Efficiency door samenwerking

  • Selectie en implementatie van ICT systemen

  • Uw Informatiebeleidsplan op 1 A4

  • Van begroting tot jaarrekening

  • Klant- en medewerkersportaal

Onze visie op LEAN Management

Wij zijn overtuigde aanhangers van de filosofie van LEAN management. LEAN is geen wondermiddel om elk organisatieprobleem op te lossen; het is wel een middel om continu verbeteringen te realiseren.

De Japanse filosofie LEAN hebben we met onze kennis van de branches woningcorporaties, waterschappen en belastingkantoren vertaald naar een praktische aanpak die aansluit bij uw organisatie. Met onze aanpak komen mensen op de werkvloer (weer) in hun kracht. Met deze kracht, de support van het management én onze begeleiding boeken we in korte tijd indrukwekkende resultaten.

Ons motto is: ‘Rust’ bij medewerkers en ‘Regelmaat’ en ‘Reinheid’ in het proces zorgen voor lagere kosten, voor hogere kwaliteit én voor tevreden klanten (en medewerkers).

In elk LEAN-traject staat de klantwaarde centraal: Voor wie doen we het? Wat wil de klant? Welke verspillingen zien we in het proces (want verspillingen dragen nooit bij aan de waarde voor de klant)? Al deze elementen helpen om bewust stil te staan bij deze cruciale vraag: zijn we elke dag bezig met de juiste dingen?

Onze aanpak noemen we ‘LEAN in 8 weken’. Na 8 weken zijn er resultaten geboekt, kennen de medewerkers de theorie en de vertaling naar de praktijk én bent u in staat om de geboekte resultaten verder uit te bouwen.

Resultaten

Benieuwd naar onze resultaten en de reacties van onze klanten? –>

Uitgevoerde LEAN projecten woningcorporaties:

Verhuurmutatie, Mutatieonderhoud, Begroting, Jaarrekening, Klantcontacten (KCC), Leefbaarheid, Inkoop, Facturatie, Facilitair, HRM, Dagelijks onderhoud, Huurincasso, Verkoop, Sociaal beheer

Uitgevoerde LEAN projecten waterschappen en belastingkantoren:

Bezwaren, Vergunningen, Handhaven, Heffen en invorderen

Schermafbeelding 2015-07-11 om 21.47.34

Het LEAN in 8 weken-verbeterconcept

Het LEAN in 8 weken-verbeterconcept hebben we als AvW2 zelf ontwikkeld en meerdere malen succesvol toegepast. Dit zijn de kenmerken van het concept:

  • Ervaren van verbeteringen, in plaats van er (lang) over te praten.
  • Verbeteringen worden direct doorgevoerd en leveren meteen resultaat op.
  • Beperkte doorlooptijd, het resultaat is snel zichtbaar.
  • Workshops met mensen van de werkvloer. Zij bedenken de verbeteringen.
  • Aandacht voor LEAN-sturing door management/teamleiders.
  • Rust, regelmaat en reinheid leiden tot kwaliteitsverhoging en efficiency.
  • Een LEAN-simulatie: leren door te doen en te ervaren.
  • Van gevoel naar feiten.
  • Vooraf concrete en meetbare resultaten vaststellen.
  • Deelnemers informeren en enthousiasmeren hun collega’s.

We realiseren dit door:

  • Telkens concrete (kleine) verbeteringen door te voeren.
  • Inzicht te geven bij medewerkers en management in proces-KPI’s.
  • Het werk visueel inzichtelijk te maken voor alle betrokkenen.
  • Medewerkers te faciliteren om hun werk op een goede manier uit te voeren.
  • De taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen het proces scherp te krijgen.

 

Op deze onderdelen voerde AvW2 bij woningcorporaties LEAN-projecten uit: Verhuurmutatie, Mutatieonderhoud, Begroting, Jaarrekening, Klantcontacten (KCC), Leefbaarheid, Inkoop, Facturatie, Facilitair, HRM, Dagelijks onderhoud, Huurincasso, Verkoop, Sociaal beheer.

Op deze onderdelen voerde AvW2 bij waterschappen en belastingkantoren LEAN-projecten uit: Bezwaren, Vergunningen, Handhaven, Heffen en invorderen.


 

Uitgevoerde LEAN projecten woningcorporaties:
Verhuurmutatie, Mutatieonderhoud, Begroting, Jaarrekening, Klantcontacten (KCC), Leefbaarheid, Inkoop, Facturatie, Facilitair, HRM, Dagelijks onderhoud, Huurincasso, Verkoop, Sociaal beheer

Uitgevoerde LEAN projecten waterschappen en belastingkantoren:
Bezwaren, Vergunningen, Handhaven, Heffen en invorderen

Masterclass Lean

In de Masterclass LEAN staan we uitgebreid stil bij de rol van de leidinggevende binnen het continu verbeteren. We laten zien hoe de manager de WAT-vraag kan benoemen en besturen én hoe hij of zij aan de medewerkers (de specialisten) ruimte kan laten voor de HOE-vraag. Aan het einde van de Masterclass LEAN heeft iedere leidinggevende een klein dashboard voor het sturen op het WAT en ruimte te bieden aan het HOE.

Opzet

Dit zijn de kenmerken van de Masterclass LEAN:

  • Het is een in-house training, afgestemd op uw vraagstelling
  • Theorie en praktijk wisselen elkaar af
  • De deelnemers zijn actief bezig met de vraag ‘Wat kan er vandaag beter?’.
  • De deelnemers oefenen actief en delen de ervaringen

De bijeenkomsten vormen een geheel en zijn als volgt opgebouwd:

  • Bijeenkomst 1:
    • LEAN ervaren en basiskennis opdoen
    • Procesverbetering, door welke brillen kun je kijken?
  • Bijeenkomst 2:
    • Sturen op continu verbeteren van het proces
  • Bijeenkomst 3:
    • Wat gaan we morgen (anders) doen om het te realiseren
  • Bijeenkomst 4:

Delen van ervaringen en elkaar helpen

U bent volop bezig met de zaken die nodig zijn om te voldoen aan de Herzieningswet. De kunst is om uw werkzaamheden te verdelen in de tijd, zodat de capaciteit van uw organisatie geen pieken vertoond. Wat moet er op dit moment? En wat kan later? Wat is het juiste detailniveau waarmee zaken geregeld moeten zijn? AvW2 is gespecialiseerd in een aantal onderwerpen van de wetgeving.

Passend toewijzen

  • Inrichten primaire systemen
  • Het proces LEAN inrichten, uitvoeren en besturen
  • 100% foutvrij dossier

Marktwaarde

  • Definiëren van waarderingsclusters
  • Procesinrichting van de marktwaardewaardering en rol assetmanager
  • Selecteren en implementeren van expertsystemen
  • Sturen op marktwaarde

Splitsen van administraties

  • Herinrichten ICT-systemen
  • Inrichten van het administratieve proces
  • Toewijzen van kosten en opbrengsten naar DAEB- en NIET-DAEB bezit
  • Rapporteren op levensvatbaarheid DAEB- en NIET-DAEB bezit

Resultaten

Benieuwd naar onze resultaten en de reacties van onze klanten? –>

KPI rapportage in 3 maanden

Uw huidige maand- en/of kwartaalrapportage vervangen we in 3 maanden door een KPI-rapportage die aansluit bij de realisatie van uw strategische doelen, de succesbepalende factoren en de te leveren prestaties. We verzorgen zowel het proces als het rapportage-instrument.

Het proces

Samen met de MT-leden vertalen we het bestaande strategische document naar doelen, succesbepalende factoren en KPI’s. Elke KPI krijgt een eigenaar, een definitie en een norm, en we stellen vast waar (lees: in welk systeem) de benodigde informatie vast ligt.

Resultaten

Benieuwd naar onze resultaten en de reacties van onze klanten? –>

Doelen

SBF

SBF_score

KPI mutatieleegstand

Samenwerken – bruggen slaan ipv kloven dichten!

U wilt dat uw belastingkantoor kwalitatief en effectief groeit. AvW2 kent de belastingkantoren, de fase waarin ze verkeren en weet op welke onderdelen u van andere kantoren kunt leren. Wij brengen de kantoren op alle niveau’s bij elkaar. Zo voorkomen we dat ze telkens het wiel uitvinden tegen hoge kosten. Concrete voorbeelden hiervan zijn:

  • Slim heffen – komen tot efficiënte processen met basisregistraties (6 kantoren)
  • Directeuren overleg met de ICT leveranciers (9 kantoren)
  • Vaststellen en invullen geven aan de ontwikkelagenda van de ICT-leveranciers (9 kantoren)
  • Gezamenlijk invulling geven aan ontwikkelingen als WOZ-huurder beschikking en Kwijtschelding 2.0 (9 kantoren)
  • Delen van ervaringen en ontwikkelen van verbeteringen door KCC-managers (4 kantoren)
  • Afstemmen van front office functionaliteit (10 kantoren)

De werkwijze is steeds als volgt: met 2 à 3 kantoren de invulling uitwerken, delen met de andere kantoren en vervolgens implementeren bij de kantoren. Zo beperken we de inspanning per kantoor en delen we kennis en ervaringen.

Neem even de tijd om rond te kijken. Dit verdient zich dubbel en dwars terug.Vierkantewielen

Slim heffen – van uitzondering naar standaard

Slim heffen – van uitzondering naar standaard

Slim heffen betekent een efficiënter en transparanter belastingproces door samenwerking, uniformiteit en optimaal gebruik van basisregistraties.

Dit traject is uitgevoerd door de belastingkantoren en Stichting ICTU onder regie van AvW2.

Slim heffen kijkt vooral op welke wijze processen rondom heffen kunnen worden gestandaardiseerd. Dit gebeurt met onderstaand model.

Het uitgangspunt is het helder krijgen van de specials (de onderdelen die niet standaard vanuit de basisregistratie te realiseren zijn) en deze vervolgens standaardiseren.

 

Methodiek slim heffen

Kennis delen

Een belangrijk uitgangspunt van samenwerken is het halen en brengen van kennis en ervaring. Voor de belastingkantoren hebben we een omgeving gecreëerd waartoe elk kantoor toegang heeft en waar kennis en ontwikkeling gedeeld wordt. Wat betreft Slim Heffen kunt u dit terugvinden in onze nieuwsbrieven.

Selectie

AvW2 heeft zeer ruime ervaring met de begeleiding van de selectie van een ICT-systeem. We kennen de leveranciers en de ervaringen van organisaties met deze leveranciers. Hierdoor zijn we in staat om tijdens een selectietraject snel tot de kern te komen.

Aanpak

We hebben ervaring met twee varianten: een TOP-DOWN benadering en een BOTTOM-UP benadering.

De eerste kenmerkt zich door:

  • een zeer actieve betrokkenheid van directie en management
  • een doorlooptijd van 3 maanden
  • draagvlak creëren vanuit de lijnorganisatie

De tweede kenmerkt zich door:

  • een zeer actieve betrokkenheid van de eindgebruikers
  • een doorlooptijd van 6 maanden
  • draagvlak creëren vanuit de projectorganisatie

Beide varianten leiden tot een weloverwogen en gedragen keuze. Wij vertellen u graag over de overeenkomsten en verschillen van de beide varianten.

Implementatie

We hebben vele organisaties begeleid bij de implementatie van een ICT-systeem. Onze aanpak kenmerkt zich door:

  • strak sturen op tijd en geld
  • realisatie van de meerwaarde van het nieuwe systeem
  • aandacht voor procesverbeteringen en efficiency
  • veranderingen voor de eindgebruikers in de dagelijkse praktijk

Resultaten

Benieuwd naar onze resultaten en de reacties van onze klanten? –>

Ict integratie bij fusie / samenwerking

AvW2 heeft veel ervaring met het programmamanagement van ICT-integratie bij fusies en samenwerking:

Woningcorporaties

  • ERP-selectie en Implementatie ProSiWo
  • Advies samenhang ERP en portalen ProSiWo

Waterschappen/Belastingkantoren

  • ICT-integratie Lococensus-Tricijn
  • ICT-integratie van waterschap Vallei en Eem met waterschap Veluwe
  • ICT-integratie van waterschap Regge en Dinkel met waterschap Velt en Vecht
  • ICT-integratie bij belastingkantoor Hefpunt
  • ICT-integratie bij belastingkantoor Lococenus
  • Het begeleiden van veranderprocessen en erop anticiperen
  • Het opzetten van een beheerorganisatie
  • Zorgdragen voor een integrale aanpak, waarbij techniek en het veranderaspect gelijk opgaan
  • Het uitdragen van visie (binnen de organisaties invulling geven aan digitalisering, ontwikkelingen, samen de organisatie verder brengen).
  • Het realiseren van resultaten (koppeling front-office en back-office, uitwijk ICT, implementatie ERP)
  • Samenbrengen van verschillende belangen.

ICT beleidsplan op 1 A4

 

Het ICT-beleid wordt steeds meer een onderwerp voor besturen en directies en krijgt een prominenter rol op de MT-tafel. De eisen aan het ICT-beleidsplan veranderen hierdoor. Het moet kort en bondig, het moet direct aansluiten bij het organisatiebeleid en het moet een leidraad zijn voor het dagelijkse management.

AvW2 heeft een aantal organisaties begeleid met hun ICT-beleidsplan. Het resultaat staat op één A4. In één oogopslag is zichtbaar aan welke doelstellingen en KPI’s de ICT een bijdrage levert of moet gaan leveren. Ook kun je direct zien welke activiteiten de organisatie hiervoor moet uitvoeren in de komende periode.

Aanpak

Onze aanpak kenmerkt zich door:

  • actieve betrokkenheid van bestuur, directie en management
  • directe relatie tussen organisatie- en ICT-beleid
  • korte doorlooptijd (gereed in drie maanden)
  • visualisatie van het ICT-beleidsplan op één A4
  • borging van de actualisatie van het ICT-beleidsplan
  • ICT-beleid is een aandachtsgebied van het totale management

Resultaten

Benieuwd naar onze resultaten en de reacties van onze klanten? –>

Begroting

AvW2 heeft bij verschillende organisaties de doorlooptijd van het begroting- en jaarrekeningproces drastisch teruggebracht en er veel meer rust in gebracht.

Aanpak

Onze aanpak kenmerkt zich door:

  • Alle betrokkenen om de tafel te verzamelen en hen elkaars afhankelijkheden te laten ervaren
  • Dag van de begroting/jaarrekening in het proces op te nemen

 

Resultaten

  • Woningcorporatie De Woonplaats
  • Eemland Wonen
  • Gemeente Zoetermeer

Klantportaal

De huurder krijgt via een portaal toegang tot zijn of haar eigen gegevens, kan 24 uur per dag reparatieverzoeken melden en kan alle briefwisselingen, e-mailverkeer en telefoongesprekken nog eens rustig nalezen op een druilerige zondagochtend. De verwachtingen zijn veelal hooggespannen, de werkelijkheid is zoals altijd weerbarstig. Het technisch koppelen van een portaal aan het primaire systeem is niet het probleem, de grootste uitdaging is de logistiek achter het portaal en de kwaliteit van uw data.

‾‾

Aanpak

Onze aanpak kenmerkt zich door:

  • Focus op het proces, niet op de techniek
  • Focus op data kwaliteit (juistheid, volledigheid, actualiteit)

Resultaten

  • Wonen Limburg
  • BghU
  • GBLT

 

avw2Thema’s