My Blog

Ga terug

Resultaten

  • LEAN Mutatieproces

AVW2 IS ERVAREN EN DAADKRACHTIG

Woonservice Meander, dat zo’n 2200 eenheden verhuurt in Werkendam, had sterke behoefte aan verbetering van het mutatieproces. Mede dankzij  AvW2 kwam die verbetering er. ‘Er staat nu één team.’

‘Wij zijn twee jaar geleden begonnen met een cultuurveranderingstraject binnen onze organisatie,’ zegt André Paans, manager Wonen bij Meander. ‘Een van onze speerpunten was het optimaliseren van ons mutatieproces met bijbehorende gedragsveranderingen zodat het team zelfsturend kan opereren. We moesten anders leren denken, processen efficiënter en effectiever inrichten, de samenwerking verbeteren bij afdelingsoverstijgende werkzaamheden tussen de Technische Dienst en Verhuurders- en bewonerszaken. We hadden iemand nodig die dat traject kon coördineren en begeleiden. AvW2 maakte direct een goede indruk op ons. Niet te veel poeha, maar een nuchtere en pragmatische aanpak. Dat beviel ons.’

Vooronderzoek

AvW2 ging grondig te werk, vertelt André Paans. ‘AvW2 begon met een vooronderzoek om de bestaande werkwijze te inventariseren. Eerst werden de medewerkers die betrokken zijn bij het mutatieproces geinterviewd: de Technische Dienst, Verhuur- en bewonerszaken, leidinggevenden. Ook was AvW2 aanwezig bij werkoverleggen. Vervolgens liep AvW2 met medewerkers mee, observeerde en stelde vast hoe er op dat moment gewerkt werd. De analyse beperkte zich dus niet alleen tot het doornemen van begrotingen en beleidsplannen, ze liepen letterlijk mee. Die praktische aanpak sprak ons aan.’

Eén mutatieteam

Het mutatieteam bestaat primair uit vier mensen. ‘Zij hadden in de loop der jaren natuurlijk hun eigen werkwijze ontwikkeld of aangeleerd,’ zegt André Paans. ‘AvW2 had de taak om daar samen met het team kritisch naar te kijken en ervaringen met elkaar te delen. Zo werd inzichtelijk waar de knelpunten lagen. Ze lieten onze medewerkers samen verbeteringsvoorstellen opstellen, waarbij de volgorde van de mutatieactiviteiten werden bepaald. Zowel qua gedrag als het bijbehorende proces weten de medewerkers nu wat ze van elkaar mogen verwachten. De samenwerking is beter dan voorheen, er staat echt één team. Het resultaat is dat het mutatieproces veel efficiënter en effectiever is ingericht. Ook kunnen we managementinformatie en operationele informatie veel makkelijker ophalen.’

Kritische blik

‘AvW2 spoorde onze mensen ook aan om met een frisse en kritische blik naar de bestaande werkprocessen te kijken: “Doe niet alleen wat je ooit geleerd hebt of al jaren gewend bent, maar bekijk of het anders kan, bijvoorbeeld door de mogelijkheden van het primaire systeem in te zetten. Waarom ben je op een apart formulier dingen aan het registreren? Waarom benut je de mogelijkheden van het bedrijfsinformatiesysteem(BIS) niet? Dan ben je sneller klaar en het is overzichtelijker. ‘Zij plaatsten vraagtekens bij hoe wij dingen deden. AvW2’s ruime ervaring in de corporatiesector kwam daarbij goed van pas. Ze hamerden er ook op dat het belangrijk is dat we onderlinge afspraken nakomen. En mocht dat onverhoopt niet lukken, laat het tijdig weten en stem het met elkaar af.’

avw2Meander

Related Posts